Modelado y análisis de un proceso quirúrgico mediante técnicas de minería de procesos

Resumen

Para mejorar su funcionamiento, las organizaciones buscan cada vez más un enfoque de gestión de procesos, lo que como primer paso requiere un modelado preciso de estos procesos. En el ámbito de la sanidad, dicho modelado es aún más crítico dada la naturaleza de este tipo de organizaciones. La obtención de estos procesos no es en muchos casos trivial, sino que se trata de una tarea de gran complejidad. En este artículo se propone la aplicación de técnicas de minería de procesos para, a partir de los registros guardados en los sistemas de información de las organizaciones, y en particular de un hospital (los cuales son ricos en información y por lo general suelen pasar desapercibidos) obtener un modelo preciso, detallado, adecuado a la realidad y fácilmente analizable. Palabras clave: process mining, modelado de procesos, procesos sanitarios 6. Introducción Los sistemas de información orientados a procesos o ?PAIS? (Process Aware Information Systems) que van implantándose y haciéndose fundamentales en todas las organizaciones, requieren un modelado explícito de los procesos de negocio de las mismas. En el caso de los procesos sanitarios es de vital importancia un modelado preciso, ya que es el primer paso para un análisis y optimización de los procesos, que permita reducir costes y tiempos de espera de los pacientes sin dejar de garantizar una correcta atención sanitaria. No obstante, el modelado de estos procesos no es algo trivial, ya que se necesita un amplio conocimiento de los mismos para modelarlos con la suficiente exactitud. En muchas ocasiones se carece de este conocimiento, por lo que su adquisición conlleva un largo proceso, habitualmente a través de varias fases de reuniones y entrevistas con los distintos actores del proceso, que, por lo general, tiene un coste muy elevado en dinero y en tiempo. Además, puesto que este conocimiento se adquiere a través de las personas encargadas de dirigir los procesos, en la práctica, estos modelos de procesos suelen acabar representando más bien cómo debería llevarse a cabo el proceso que cómo se está llevando a cabo en realidad. El process mining describe a un conjunto de técnicas para obtener de forma automática o semiáutomática la estructura de procesos de una organización. En este artículo se analizarán algunas de las aplicaciones de las técnicas de process mining y se observará la diferencia existente entre éstas y la minería de datos o las herramientas de inteligencia de negocios, que, aunque también buscan descubrir el conocimiento, medir el comportamiento de los procesos y 246 predecirlo, no llegan a hacer el modelo explícito, lo cual no permite un estudio analítico del proceso basado en hechos sino sólo basado en las creencias de los participantes del proceso. Además de esto, se emplearán estas técnicas para llevar a cabo el descubrimiento del modelo de procesos de un proceso quirúrgico en un hospital de una forma automática o semiautomática, partiendo únicamente de las acciones registradas en los sistemas de información del hospital, consiguiendo así un modelo de proceso ajustado a la realidad y reduciendo en gran medida el esfuerzo de modelado. 7. Minería de procesos Según uno de los autores con más presencia en este campo (van der Aalst et al. (2003)), la minería de procesos (process mining) es el método de obtener la descripción de un proceso estructurado a partir de un conjunto de ejecuciones reales. El conjunto de ejecuciones reales es un informe del proceso que contiene información sobre el orden en el que se realizaron las actividades, además de información adicional sobre quién realizó la actividad, el momento en el que se realizó (?timestamp?), etc. y al que generalmente se denomina como ?event log?. Una vez que disponemos de estos event logs completos (a través de su extracción de los sistemas de información), tenemos conocimiento sobre qué ha ocurrido desde el comienzo hasta el final del proceso, lo que nos permite obtener gran cantidad de información acerca de cómo se ha realizado, los tiempos que se tardan en las ejecuciones del proceso, el número medio de actividades que un paciente lleva a cabo desde que entra, la actividad más demandada por los pacientes, etc. Puesto que los event logs pueden contener una gran variedad de información, será ésta la que determine las perspectivas del proceso a descubrir. Si proporcionan las tareas que se ejecutan en el proceso y su orden de ejecución (el timestamp informa de la hora de ejecución de cada actividad) y se enlazan con instancias del proceso (cada instancia del proceso se refiere a un paciente), entonces se puede obtener la perspectiva de control de flujo y obtener una caracterización de todos los caminos (flujos) posibles de actividades que se pueden seguir. Si el event log proporciona información sobre la/s persona/s o sistema/s que llevan a cabo las tareas, entonces será posible descubrir la perspectiva organizacional y encontrar información referente a cómo están organizados los grupos de trabajo que llevan a cabo el proceso, o el papel que tiene cada uno de los participantes en el mismo mediante la observación de la transferencia de trabajo que se produce en el log o las reglas de ordenación que siguen los participantes. A continuación se presenta un ejemplo sencillo de aplicación del process mining a un event log ficticio de un hospital con el fin de aclarar los conceptos que se tratan en este artículo. En la Tabla 1 podemos ver el event log que vamos a utilizar en este ejemplo. 247 Tabla 1. Ejemplo de ?event log? de un hospital Paciente Paciente 1 Paciente 2 Paciente 1 Paciente 1 Paciente 2 Paciente 1 Paciente 2 Paciente 2 Actividad Registro Registro Evaluación Radiología Evaluación Farmacia Cura Farmacia Encargado Recepcionista Recepcionista Médico Enfermera 1 Médico Farmacéutico Enfermera 2 Farmacéutico Timestamp